Entrevista con Alejandra Olivos Lugo, gerente de Payroll en ARCH LATAM México.
Estamos próximos a cerrar el año. Para los contadores y los equipos de recursos humanos, la nómina (o payroll) se vuelve un dolor de cabeza en las empresas. En esta época del año, lo que menos queremos es generar un reclamo de parte de los colaboradores.
¿Quieres hacer una nómina correcta en diciembre? Para aclarar estas dudas, nos fuimos donde la experta Alejandra Olivos, gerente de Payroll en ARCH LATAM, para que nos diera una mejor orientación sobre lo que tu empresa y los contadores deben tomar en cuenta para realizar su nómina en diciembre.
¿Qué aspectos importantes debe considerar una empresa al gestionar su nómina?
Es importante tener en cuenta el tamaño de la empresa, el número de colaboradores y otros factores clave, como por ejemplo:
- Políticas y prestaciones establecidas con su personal por medio de un contrato ya sea individual o colectivo.
- Cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley federal del Trabajo, con respecto a las obligaciones hacia el trabajador.
- Cumplir con las retenciones de Impuesto sobre la Renta y Cuotas Obreras a retener al empleado.
- Considerar que el recurso humano es el activo más importante de una organización y el pago de su nómina contribuye a mantener un buen ambiente trabajo.
¿Cuáles son los atributos que debe tener un servicio de maquila de nóminas?
Hacer una nómina es un proceso delicado y lo más importante es garantizar la exactitud de los cálculos, para lograr comprometer los tiempos de respuesta y entrega para cumplir con los pagos a tiempo a los empleados.
¿Qué aspectos tenemos en cuenta para el ajuste anual de diciembre?
Diciembre es el mes que los empleados más esperan, sobre todo en materia de nómina. El ajuste debe considerar todos los ingresos del año fiscal y para que la empresa tenga esta obligación los empleados deben cumplir todas las siguientes características:
- El trabajador debe haber prestado sus servicios durante todo el año fiscal
- Los ingresos de los empleados no exceden $400,000
- El trabajador no presta sus servicios a otro patrón de manera simultánea
- El trabajador no manifiesta por escrito que presentará declaración anual por su cuenta
- El trabajador no se encuentra tributando por algún otro título de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
- La fecha límite para aplicar este procedimiento es el último día del mes de febrero del siguiente año.
¿Qué debemos tener en cuenta para evitar omisiones, multas y recargos?
Lo más importante es cumplir con lo establecido en las leyes vigentes con relación al pago de nóminas. ¿Cuáles son esas leyes?
- Ley Federal del Trabajo
- Ley del Impuesto Sobre la Renta
- Ley del Seguro Social
- Ley de ingresos de cada estado (impuesto sobre Nóminas)
- Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores
¿Cuáles son los errores más comunes en una gestión de nómina?
Es complicado generalizar, sin embargo, entre los principales errores está calcular las prestaciones o pagos adicionales de manera distinta a lo indicado por la ley o por las políticas de prestaciones internas. Adicional a eso, otro error que suele suceder es retener de manera inexacta los impuestos, cuotas y amortizaciones correspondientes a los empleados.
- Exactitud en los cálculos de nómina
- Cumplimiento de obligaciones con las autoridades
- Cumplimiento a calendario de obligaciones y pagos
- Asesoría y recomendaciones de mejores practicas
- Software que facilita la administración de Recursos Humanos
- Confidencialidad de la información
- No depender de una persona para el procesamiento de la nómina, ya que garantizamos la continuidad del proceso con un equipo de expertos.
- Ahorro en el pago de licencias por software para el cálculo de nóminas
- Software propio que nos permite agilizar cualquier actualización a las reformas de la autoridad.
- DRP
¡Feliz Navidad con una nómina exacta!
