En las MiPyMES, el proceso de nómina concentra riesgos operativos, fiscales y laborales. La ausencia de controles internos adecuados incrementa los errores de cálculo, incumplimientos normativos y reprocesos que impactan directamente en costos y productividad.
Implementar controles internos efectivos permite asegurar exactitud, cumplimiento y trazabilidad sin sobredimensionar la estructura administrativa.
Objetivo de los controles internos en nómina
Los controles internos buscan garantizar que la nómina:
- Se calcule con información válida y autorizada
- Cumpla con disposiciones fiscales y laborales vigentes
- Se procese de forma consistente y documentada
- Reduzca la dependencia de personas clave
En MiPyMES, estos controles deben ser prácticos, claros y sostenibles, no burocráticos.
Principales riesgos de una nómina sin controles internos
Antes de hablar de soluciones, se deben entender los riesgos más comunes:
- Cálculos incorrectos de sueldos e impuestos
- Errores en el salario base de cotización ante el IMSS
- Timbrado incorrecto de CFDI de nómina
- Pagos duplicados o incompletos
- Falta de evidencia ante auditorías laborales o fiscales
- Dependencia excesiva de una sola persona
Estos riesgos se incrementan cuando la nómina se maneja de forma manual o sin procesos definidos.
Controles internos clave en el proceso de nómina
- Control de movimientos de personal
Altas, bajas y modificaciones salariales debe contar con autorización formal y registro oportuno en los sistemas de nómina.
- Validación de funciones
Las incidencias (asistencias, horas extra, incapacidades, permisos) deben ser capturadas, validadas y cerradas antes del cálculo, evitando ajustes posteriores.
- Separación de funciones
Es indispensable diferenciar entre captura, cálculo, revisión y autorización del pago. En estructuras reducidas, la externalización funciona como mecanismo de control.
- Revisión y conciliación del cálculo
Previo a la dispersión, se deben validar variaciones relevantes, totales de percepciones y deducciones y conciliar contra períodos anteriores.
- Control de cumplimiento fiscal y laboral
Incluye la correcta determinación de impuestos, cuotas IMSS e Infonavit, así como el timbrado adecuado del CFDI de nómina dentro de los plazos establecidos.
- Respaldo y trazabilidad de la información
La información de nómina debe mantenerse documentada, resguardada y disponible ante auditorías o revisiones internas.
¿Tu proceso de nómina cumple con estos controles clave?
ARCH LATAM acompaña a las MiPyMES en la gestión integral de la nómina, funcionando como un aliado estratégico que refuerza los controles internos sin cargar de trabajo al equipo interno, proporcionando:
- Procesos estandarizados y validados
- Reducción de errores y reprocesos
- Cumplimiento normativo continuo
- Segregación de funciones mediante la externalización
- Soporte técnico ante cambios regulatorios
